Privacyverklaring Oogfonds

1. Het waarborgen van uw privacy

Stichting Oogfonds Nederland (hierna: het Oogfonds) investeert in wetenschappelijk onderzoek naar diagnose, preventie en behandeling van oogaandoeningen. Daarnaast geeft het Oogfonds voorlichting over oogziekten, met als doel een goede ooggezondheid. Opslag en verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de realisatie van onze missie. Dit dient met de grootste zorgvuldigheid te gebeuren omdat misbruik van persoonsgegevens schade kan berokkenen aan medewerkers en andere betrokkenen bij de organisatie. Het Oogfonds hecht veel waarde aan het beschermen van de persoonsgegevens die aan haar worden verstrekt en aan de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Wij houden ons aan de toepasselijke wetgeving en nemen aanvullende maatregelen, waaronder inbegrepen:

• Al onze medewerkers dienen een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) af te geven en zijn contractueel gebonden aan geheimhouding;
• Iedere medewerker is verplicht om zich te houden aan de afspraken in het privacy beleid van het Oogfonds;
• Onze medewerkers trainen we regelmatig over het juist gebruik van persoonsgegevens;
• We zijn een door het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) erkend goed doel en we zijn lid van branchevereniging Goede Doelen Nederland. We volgen de richtlijnen op het gebied van privacy en goed bestuur van deze brancheverenigingen;
• We zijn lid van de branchevereniging voor marketing en data DDMA en houden ons aan haar richtlijnen;
• We nemen het Postfilter in acht;
• Het Oogfonds zal nooit persoonsgegevens verkopen, verhuren of weggeven.

2. Toepasselijkheid

Om onze missie te realiseren werven wij donateurs: alleen dankzij hen kunnen wij ons werk doen. Oogfonds investeert in wetenschappelijk onderzoek, onder meer door subsidies te verstrekken aan onderzoekers. Daarnaast communiceren we doelgroepgericht over het behouden van een goede ooggezondheid. Om invulling te geven aan onze doelstellingen verwerkt het Oogfonds persoonsgegevens. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van de door donateurs, giftgevers, vrijwilligers, onderzoekers, deelnemers en relaties verstrekte persoonlijke informatie (hierna: Persoonsgegevens), alsmede data verkregen vanuit bezoek aan en gebruik van de websites van het Oogfonds. Stichting Oogfonds Nederland is verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerkingen van persoonsgegevens.

Hebt u na het doornemen van deze privacyverklaring vragen? Neem contact met ons op via privacy@oogfonds.nl

3. Het verwerken van uw persoonsgegevens

Het Oogfonds verwerkt voor verschillende doeleinden persoonsgegevens. We lichten deze hieronder nader toe.

• Public engagement en relatiebeheer
• Communicatie en voorlichting
• Onderzoek (samenwerkingen wetenschap en beleid)
• Webshop
• Oogje-app

a. Donateurs- en relatiebeheer

Via verschillende formulieren op de website van het Oogfonds, wanneer u donateur wordt of een gift doet, ons opneemt in uw nalatenschap of deelneemt aan één van onze acties kunnen wij uw persoonsgegevens vragen. Dit doet het Oogfonds ook als u zich bij ons registreert voor het ontvangen van de (e-mail) nieuwsbrief, informatie opvraagt, informeert naar onze activiteiten, een vraag stelt, reageert op onze website of social media of op een andere manier met ons in contact treedt.

Het Oogfonds kan contactgegevens verzamelen zoals (bedrijfs)naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en bankgegevens, gegevens met betrekking tot transacties, donaties of deelname, of gegevens die relevant zijn indien u met ons in contact treedt of financieel bijdraagt aan onze doelstellingen als donateur, eenmalige giftgever deelnemer aan één van onze acties of voorlichtingen. We kunnen daarnaast informatie verzamelen die u via social media met ons deelt, als u ons liket of contact met ons zoekt.

In aanvulling op de persoonsgegevens die u zelf verstrekt aan het Oogfonds, kunnen wij gegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over uw gebruik van onze website(s). Het gaat hierbij om gegevens over de door u gebruikte apparatuur, de versie van het besturingssysteem en instellingen van het apparaat dat u gebruikt om de website en sociale media van het Oogfonds te bezoeken, alsmede gegevens over het gebruik van onze website, zoals het tijdstip waarop u ons bezoekt en de onderwerpen die u bekijkt. Ook bekijken we hoe goed onze nieuwsbrief gelezen wordt door het bijhouden van ‘opens en clicks’. Meer informatie over cookies vindt u terug in de Cookieverklaring.

Soms worden Persoonsgegevens door het Oogfonds gevalideerd en/of aangevuld vanuit externe bronnen. Zo kan er bijvoorbeeld aanvulling plaatsvinden op basis van postcode met socio-demografische gegevens. Zo houden wij onze database up-to-date en kunnen we zorgdragen voor passende communicatie. Dit doen we omdat we iemand willen kunnen benaderen op een manier die aansluit bij de specifieke interesse van die persoon, bijvoorbeeld doordat we weten dat deze persoon geïnteresseerd is in glaucoom en niet in maculadegeneratie. Deze profilering gebeurt deels automatisch en deels via analyses ten behoeve van fondsenwerving en voorlichting. U kunt zich ieder moment afmelden via de afmeldlink onderaan de e-mail.

Wij verwerken deze gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het verwerken van betalingen (via het donateur formulier)
• Het onderhouden van contact met donateurs en andere relaties over bijvoorbeeld oogaandoeningen en wetenschappelijk onderzoek
• Het tot stand brengen en uitvoeren van donaties en/of donateurschappen;
• Het verwerken van inschrijvingen voor en het uitvoeren van onze diensten en evenementen;
• Het werven en registreren van vrijwilligers;
• Het verzenden van (gepersonaliseerde) nieuwsbrieven;
• Het afstemmen van onze diensten op de interesses en behoeften van onze relaties;
• Het optimaliseren van de werking van de website en bijhouden van web statistieken;
• Het faciliteren van informatie delen via social media (YouTube, Facebook, LinkedIn);
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Het behandelen van geschillen, vragen en klachten;
• Het analyseren en verbeteren van onze dienstverlening.

We lichten een aantal verwerkingen hieronder toe.

Direct Mail
Het Oogfonds verstuurt post om (potentiële) donateurs te informeren over ons werk en behaalde resultaten, en om steun te vragen in de vorm van donaties. Bij het sturen van post naar (potentiële) donateurs controleren we het adresbestand vooraf op meldingen in het Postfilter en het Overledenenregister. Als u geen post wenst te ontvangen kunt u dit aan ons doorgeven via donateur@oogfonds.nl of door te bellen naar 030-29 66 999.

E-mail
Donateurs, vrijwilligers en bezoekers van evenementen die hun e-mailadres aan het Oogfonds hebben verstrekt en geen bezwaar tegen hebben gemaakt ten het ontvangen van e-mails, en andersoortige relaties die daarvoor toestemming hebben gegeven, kunnen e-mails van het Oogfonds ontvangen. Via deze weg informeren we over ons werk, vragen we steun, verzoeken we om een bijdrage en brengen we u op de hoogte van behaalde resultaten. U kunt zich op ieder moment afmelden voor deze e-mails via de afmeldmogelijkheid in elk bericht dat of via donateur@oogfonds.nl of door te bellen naar 030-29 66 999.

Telemarketing
Als u telefonisch contact opneemt met het Oogfonds voor het laten aanpassen van uw gegevens, kan de Oogfondsmedewerker die uw telefoontje beantwoordt naam- en adresgegevens opzoeken in ons databasesysteem om via deze beveiligde weg de gewenste wijzigingen door te geven aan de donateursadministratie.
Ook kunnen wij u telefonisch informeren over onze activiteiten en projecten of om steun vragen, als u daarmee hebt ingestemd. Bestaande donateurs, collectanten en oud-donateurs (tot 3 jaar terug) mogen wij telefonisch benaderen.

Als we telefonisch contact met u hebben gehad, kan het gesprek zijn opgenomen om te gebruiken voor kwaliteits- en opleidingsdoeleinden en om onze dienstverlening te verbeteren. Dit wordt vooraf aangegeven. Er worden voor dit doeleinde geen persoonsgegevens vastgelegd en terugkoppeling vindt uitsluitend plaats op geaggregeerd niveau.

Het Oogfonds blijft binnen de wettelijke kaders van de Telecommunicatiewet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). U kunt zich op ieder moment afmelden via donateur@oogfonds.nl of door te bellen naar 030-29 66 999.

Social media
Stichting Oogfonds Nederland wil mensen op een relevante manier bereiken via sociale media, zoals Meta (Facebook en Instagram), LinkedIn, DPG Media‐platformen en Google Ads. Daarom gebruiken we soms Custom Audience targeting.

Het Oogfonds kan e-mailadressen van donateurs in gehashte vorm uploaden naar advertentieplatforms, zoals Meta. Het platform controleert of het e-mailadres overeenkomt met een gebruiker. Zo kunnen wij gerichte advertenties tonen of mensen juist uitsluiten van een campagne.

Daarnaast gebruiken wij, met uw toestemming, de Meta-pixel om de effectiviteit van advertenties te meten. Meer informatie hierover vindt u in onze cookieverklaring.

Wilt u dit niet? Dan kunt u via de privacy-instellingen van het betreffende socialemediaplatform uw advertentievoorkeuren wijzigen. U kunt ook contact met ons opnemen via privacy@oogfonds.nl.

Machtiging
Als u een machtiging (overeenkomst) afgeeft om met uw gift bij te dragen aan onze doelstellingen, sturen wij altijd een bevestiging met alle benodigde gegevens. Hiermee voldoen we maximaal aan de eisen van de banken hieromtrent. Een bevestiging wordt vanwege kostenbesparing bij voorkeur per e-mail verstuurd. Dat gebeurt op geautomatiseerde wijze en wordt eerst handmatig gecontroleerd. Daardoor sturen we in dit geval wel persoonsgegevens per e-mail.

Als wij geen e-mailadres van u ontvangen hebben of als u liever een bevestiging per post wilt, sturen we de bevestiging uiteraard per post. Een machtiging aanpassen (verhogen, verlagen of opzeggen) kan per e-mail naar donateur@oogfonds.nl of door te bellen naar 030-29 66 999.

Donateurs vanuit gefuseerde fondsen
Omdat wij in 2019 gefuseerd zijn met het Maculafonds en het Glaucoomfonds, zijn van rechtswege alle gegevens van donateurs van deze fondsen, opgenomen in ons bestand. Uiteraard wordt met deze gegevens met dezelfde zorgvuldigheid omgegaan. Gegevens worden nooit uitgewisseld met andere organisaties.

Rechtsgronden voor gegevensverwerking:

• Toestemming: U heeft ondubbelzinnige toestemming gegeven (die eenvoudig kan worden ingetrokken), bijvoorbeeld voor het ontvangen van het Oogfonds nieuwsbrief;
• Overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent, bijvoorbeeld een schenkingsovereenkomst.
• Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Verantwoordelijke rust; bijvoorbeeld belastingen of due diligence-onderzoeken naar de uiteindelijke begunstigde/UBO (ultimate beneficial owner) zoals vereist op grond van de Wet ter bestrijding van witwassen en financieren van terrorisme.
• Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de het Oogfonds, bijvoorbeeld analyses van het gebruik van onze websites.

b. Communicatie en voorlichting

Het Oogfonds verwerkt persoonsgegevens in het kader van communicatie en voorlichting. In dit kader verwerken wij gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het publiceren van ervaringsverhalen van oogpatiënten en/of familieleden en naasten;
• Beschikbaar stellen van beeld- en fotomateriaal van geïnterviewden;
• Beheren van media en persrelaties;
• Analyse van het gebruik van de dienstverlening, waaronder inbegrepen de website;
• Het beantwoorden van vragen;
• Webcare/– social media management;
• Bijhouden en publiceren van content op de websites van het Oogfonds;
• Advertenties via Facebook en Instagram;
• Voorraadbeheer voorlichtingsmaterialen;
• Het versturen van informatie brochures en andere schriftelijke communicatie.

We lichten een aantal verwerkingen hieronder toe.

Ervaringsverhalen
Het Oogfonds heeft online een aparte rubriek om ervaringsverhalen te delen met personen die een oogziekte hebben en hoe zij daarmee omgaan. Dit wordt beschouwd als bijzondere persoonsgegevens. De geïnterviewde personen hebben hun toestemming gegeven om hun ervaringsverhaal op de website van Oogfonds te plaatsen.

Rechtsgronden voor gegevensverwerking:

• Toestemming: de Betrokkene heeft ondubbelzinnige toestemming gegeven (die even gemakkelijk door de Betrokkene kan worden ingetrokken), bijvoorbeeld voor het gebruik van zijn foto in promotiemateriaal;
• Overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de Betrokkene partij is, bijvoorbeeld een overeenkomst met een ambassadeur voor promotionele activiteiten.
• Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de Verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld branding en promotie van het Oogfonds organisatie en/of projecten.

c. Onderzoek (samenwerkingen wetenschap en beleid)

Het Oogfonds financiert maatschappelijk en wetenschappelijk onderzoek. In dit kader worden ook persoonsgegevens verwerkt. De verwerkte gegevens zijn (B2B) contacten van ziekenhuizen, fondsen, projectpartners, en begunstigden. In dit kader verwerken wij gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het uitvoeren van een contract met een institutionele donor of een begunstigde (financieringsaanvraag) of om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract;
• Cliëntonderzoek/klantenonderzoek onder andere het identificeren van de UBO zoals vereist door de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme;
• Rapportage om te voldoen aan eisen van transparantie en maatschappelijke verantwoordelijkheid;
• Verantwoording van de bestedingen van subsidies en andere kasstromen van derden;
• Beheer van institutionele donoraccounts en begunstigdenrekeningen;
• (Financiële) controle en kwaliteitsborging.

Rechtsgronden voor gegevensverwerking:

• Overeenkomst: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract of voor het nemen van precontractuele maatregelen, bijvoorbeeld bij de toewijzing van fondsen.
• Wettelijke verplichting: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Verantwoordelijke rust; bijvoorbeeld belastingen, due diligence-onderzoeken naar begunstigde uiteindelijk eigenaren (UBO) vereist op grond van de Wet ter bestrijding van witwassen en financieren van terrorisme.
• Gerechtvaardigd belang: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld interne kwaliteitscontroles of rapportage.

d. Webshop

Het Oogfonds gebruikt de (persoons)gegevens van bezoekers en klanten van de online webshop om de bestelling uit te voeren en voor marketingdoeleinden. We leggen uw gegevens vast voor:

• Verwerken van bestellingen van onze website(s)
• Bezorging
• Contact met onze klantenservice

Ook van onze zakelijke contacten kunnen we gegevens opslaan om uitvoering te geven aan een overeenkomst

Accountregistratie
U heeft een account nodig om een product aan te schaffen in de webshop. Hier vragen wij uw:

• Naam
• E-mailadres
• Aanhef (optioneel)
• Wachtwoord
• Nieuwsbrief opt-in (optioneel)

Bestellingen, retouren en bezorging
In uw account bewaren wij uw contact- en betaalgegevens, uw eerdere bestellingen, retouren, e-mailwensen en persoonlijke gegevens. U kunt uw producten ruilen. Daarom kijken we ook naar de datum van aankoop en de producten die u heeft gekocht.

• Adres
• Betaalgegevens
• Bestellingen
• Retouren
• Nieuwsbriefvoorkeuren
• Datum van aankoop
• Facturen

Deze gegevens worden ook in uw account geregistreerd.

Klantenservice
Van de e-mails met vragen en de gesprekken met onze klantenservice wordt een aantekening gemaakt, zodat de afhandeling van een vraag kan worden gevolgd en wij u de volgende keer beter te woord kunnen staan.

e. Gegevensverwerking in de Oogje-app

Wanneer u de Oogje-app gebruikt, verwerken wij gegevens die nodig zijn om de app goed en veilig te laten werken. Het gaat onder meer om accountgegevens van de ouder/verzorger, zoals naam en e-mailadres, gegevens over kinderprofielen, zoals naam, gekozen avatar en geboortejaar/-maand, en instellingen voor schermtijd, meldingen en beloningen.

Oogje vraagt geen volledige geboortedatum van het kind uit, maar alleen geboortejaar en geboortemaand. Deze informatie is nodig om binnen de app de juiste leeftijdsafhankelijke kaders en adviezen te kunnen tonen.

Daarnaast verwerkt Oogje gegevens over het gebruik van de app, zoals gestarte schermtijdsessies, pauzemomenten, dagelijkse checks, stickerbeloningen en uitnodigingen voor andere volwassenen die toegang krijgen tot een kinderprofiel. Voor meldingen kunnen wij apparaatgegevens verwerken, zoals het type apparaat, besturingssysteem, appversie, push-token en meldingsvoorkeuren.

Deze gegevens worden gebruikt om de functionaliteiten van Oogje te leveren, waaronder het beheren van kinderprofielen, het begeleiden van schermtijd en pauzes, het tonen en versturen van meldingen, het bijhouden van beloningen en het beveiligen van toegang tot de app. Wij gebruiken deze gegevens niet voor advertenties en verkopen deze gegevens niet aan derden.

Opslag
De technische opslag en verwerking van Oogje-gegevens vindt plaats via de systemen van de app en de daarbij ingeschakelde technische dienstverleners. Zij verwerken gegevens uitsluitend voor het leveren, beveiligen, onderhouden en verbeteren van de app. Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte opgeslagen of verwerkt wanneer dat in overeenstemming is met de AVG en passende waarborgen zijn getroffen.

Gegevens verwijderen
U kunt uw account volledig verwijderen via de Oogje-app. Ga hiervoor in de app naar uw account en kies voor “Account verwijderen”. Na bevestiging worden uw account en alle bijbehorende gegevens permanent verwijderd en kunnen deze niet worden hersteld. Ook kunt u kinderprofielen afzonderlijk verwijderen. Wanneer een account of kinderprofiel wordt verwijderd, worden de bijbehorende gegevens verwijderd, tenzij wij bepaalde gegevens langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting, beveiliging, foutafhandeling of administratieve afwikkeling.

Bewaartermijn
Wij bewaren Oogje-gegevens niet langer dan nodig is voor het gebruik van de app en de hierboven genoemde doeleinden. Gegevens die nodig zijn voor het functioneren van een actief account of kinderprofiel bewaren wij zolang het account of kinderprofiel bestaat. Technische loggegevens en back-ups worden beperkt bewaard en daarna verwijderd of overschreven volgens de geldende bewaartermijnen van onze technische systemen.

Wetenschappelijk onderzoek
Als u in de app toestemming geeft voor deelname aan wetenschappelijk onderzoek, kunnen appgegevens worden gebruikt voor onderzoek naar kijkgedrag, schermgebruik en oogontwikkeling bij kinderen. Dit wetenschappelijk onderzoek wordt uitgevoerd door ErasmusMC. Deelname is vrijwillig en kiest er zelf voor om wel of niet deel te nemen. Eventuele aanvullende gegevens die buiten Oogje worden uitgevraagd door Erasmus MC vallen onder de privacyverklaring en onderzoeksvoorwaarden van ErasmusMC.

Rechtsgronden voor gegevensverwerking

• Overeenkomst: de verwerking is noodzakelijk om de Oogje-app en de daarbij horende functionaliteiten aan u te kunnen leveren. Dit geldt bijvoorbeeld voor het aanmaken en beheren van een account, kinderprofielen, schermtijdsessies, pauzemomenten, dagelijkse checks en beloningen.
• Gerechtvaardigd belang: de verwerking is noodzakelijk voor het goed, veilig en betrouwbaar laten functioneren van de app. Dit geldt bijvoorbeeld voor beveiliging, foutoplossing, technisch onderhoud, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van de werking van de app.
• Toestemming: voor bepaalde onderdelen vragen wij afzonderlijk toestemming. Dit geldt bijvoorbeeld voor het ontvangen van pushmeldingen op uw apparaat en voor vrijwillige deelname aan wetenschappelijk onderzoek.
• Wettelijke verplichting: in sommige gevallen kan verwerking noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op het Oogfonds rusten.

4. Het beveiligen van uw persoonsgegevens

Het Oogfonds zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar vanwege van hun functie bevoegd toe zijn en dat de gegevens alleen worden gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en daarmee vergelijkbare doeleinden. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk via persoonlijke inlognamen met wachtwoorden bewaard in een wachtwoordmanager en na dubbele authenticatie waardoor alle gegevens beperkt toegankelijk zijn.

Persoonsgegevens zullen alleen door het Oogfonds of door Oogfonds ingeschakelde derden worden opgeslagen of verwerkt buiten de EER (Europese Economische Ruimte) indien dat in overeenstemming is met de geldende regelgeving voor het doorgeven van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.

Onze donatiepagina beveiligt betaalgegevens door het gebruik van Secure Sockets Layer (SSL). Dat is een protocol dat privacy voor communicatie op het internet garandeert en dat is ontworpen om afluisteren, inmenging of vervalsing van berichten te voorkomen.

Wij kunnen persoonsgegevens op papier ontvangen, dit zijn met name machtigingen, periodieke schenkingsovereenkomsten, informatie over nalatenschappen en ingevulde bonnen om bijvoorbeeld folders of ander informatiemateriaal aan te vragen. Op ons kantoor hebben wij maatregelen genomen om dit soort papieren met persoonsgegevens, beveiligd te bewaren.

Continuïteit
Het Oogfonds heeft maatregelen genomen om de continuïteit van het contact met donateurs en andere relaties, te waarborgen. Van de gegevens in onze database worden dagelijks back-ups gemaakt. Deze beveiligde back-ups worden opgeslagen in Nederland. Bij een verzoek tot verwijdering, worden ook gegevens uit de back-ups verwijderd.

5. Het bewaren van uw persoonsgegevens

Wij gebruiken en bewaren gegevens voor zo lang als noodzakelijk voor bovenstaande doeleinden. In verband met mogelijke administratieve acties worden gepersonaliseerde gegevens van relaties die niet meer actief zijn bij het Oogfonds, een bepaalde periode bewaard, mede op basis van eventuele wettelijke plichten. Denk aan zaken als het op verzoek terugstorten van giften, het verwerken van nalatenschappen en fiscale bewaarplicht.

De bewaartermijnen zijn:

• Relaties die opzeggen én relaties die 3 jaar niet meer hebben gedoneerd én 3 jaar geen andere contacten met het Oogfonds hebben gehad (zoals abonnement nieuwsbrief, folderaanvraag): vanaf die drie jaar wordt maximaal 2 jaar informatie bewaard. De persoonsgegevens worden hierna verwijderd waardoor persoonsgegevens niet langer dan 5 bewaard worden wanneer er geen contact is geweest.
• Detailinformatie van donaties wordt met ingang van het vierde jaar samengevoegd tot jaarbedragen. Er is dus niet meer detailinformatie van donaties dan van de afgelopen drie boekjaren en het lopende boekjaar.
• De machtigingen die zijn opgezegd, worden binnen twee jaar vernietigd door een gespecialiseerd bedrijf dat hiertoe volledig gecertificeerd is;
• Voor papieren informatie wordt zoveel mogelijk door middel van scans in onze beveiligde database bewaard waarna de papieren versies binnen een half jaar worden vernietigd.

6. Uw persoonsgegevens en derden

Voor de uitvoering van onze dienstverlening schakelen wij dienstverleners in. Dit kunnen derden zijn, denk aan de Belastingdienst, maar in de meeste gevallen zijn dit partijen die ten behoeve van Het Oogfonds persoonsgegevens verwerken. Denk aan marketingbureaus of aanbieders van applicaties.

De gegevens van relaties van het Oogfonds worden op beveiligde wijze doorgegeven aan leveranciers die het mogelijk maken dat wij fondsen kunnen werven en voorlichting kunnen geven. Denk aan het printen van donateursbrieven, het versturen van informatiefolders, het geven van voorlichting of donatievragen per telefoon, enzovoort. Met elke leverancier is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarbij is afgesproken dat adresbestanden binnen vier weken worden vernietigd en geen persoonsgegevens worden doorverkocht.

Mochten er gegevens worden opgeslagen buiten Europa zoals bij het gebruik van Amerikaanse software, dan wordt een overeenkomst getekend dat zij zich houden aan de Europese privacywetgeving GDPR (AVG). Alleen gegevens van aanvragers van informatiemateriaal worden tijdelijk (maximaal drie maanden) in de Verenigde Staten opgeslagen, maar uitsluitend zodanig versleuteld dat behalve het Oogfonds er niemand verder bij kan.

7. Privacy van minderjarigen

Het Oogfonds richt zich niet op het verwerken van gegevens van kinderen onder de 16 jaar. Hoewel bezoekers van alle leeftijden onze website kunnen gebruiken, verzamelen of vragen we niet bewust om persoonsgegevens van kinderen onder de 16 zonder toestemming van de ouders. Waar mogelijk (indien leeftijd bij ons bekend) of op verzoek verwijderen we gegevens van minderjarigen uit ons bestand. Dat is er ook de reden van dat we bij gelegenheid vragen om een geboortedatum. We geven echter het advies aan ouders en voogden om de internetactiviteiten van kinderen te reguleren. Een uitzondering hierop betreft onze app ‘Oogje’, die zich juist richt op jonge kinderen en hun ouders, met als doel het ontwikkelen van gezonde schermgewoontes. De privacyverklaring m.b.t. ‘Oogje’ wordt in dit reglement beschreven onder paragraaf 3.e.

8. Verwijzingen naar andere websites

De websites en het informatiemateriaal van het Oogfonds kunnen verwijzingen bevatten naar websites van derden. Onze privacyverklaring heeft geen betrekking op die websites. Het Oogfonds zal alles doen om alleen verwijzingen op te nemen naar websites waar een deugdelijk privacy beleid is, maar kan dat niet garanderen. Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven naar andere websites.

9. Cookies

Het Oogfonds gebruikt cookies om haar website en mailings persoonlijker en gebruiksvriendelijker te maken en door analyse van je bezoekersgedrag. Zo worden door middel van cookies instellingen bewaard en kan de inhoud beter op uw voorkeuren worden afgestemd. Lees meer over cookies in onze Cookieverklaring.

10. Uw rechten

U hebt vanuit de AVG verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens. Elk verzoek handelen we binnen vier weken af. U kunt hiervoor terecht op het rechtenformulier op onze website of een e-mail sturen naar privacy@oogfonds.nl. Telefonisch contact opnemen is mogelijk van maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur via 030-29 66 999. U kunt ook een terugbelverzoek achterlaten.

• Recht op correctie. U hebt het recht om gegevens over uzelf die bij ons worden bewaard, te laten aanpassen. Dat kan via privacy@oogfonds.nl. Wilt u een verhuizing doorgeven? Dat kan via dit formulier
• Recht op inzage. U kunt vragen om een overzicht van uw gegevens zoals die bij ons worden bewaard. Dat kan via het rechtenformulier op onze website, per e-mail naar privacy@oogfonds.nl of telefonisch naar 030-29 66 999. Als na onderzoek inderdaad blijkt dat er gegevens van u bij ons zijn opgeslagen en we hebben vastgesteld dat de gegevens zijn opgevraagd door degene van wie ze zijn, maken we een overzicht waarop uw persoonsgegevens staan. Indien het verzoek elektronisch is ingediend zullen wij het overzicht ook digitaal versturen.
• Recht op bezwaar. U hebt zelf de regie over hoe wij met elkaar contact hebben door uw wensen aan te geven. Stuur een naar privacy@oogfonds.nl of bel naar 030-29 66 999. We hebben contact zoals u dat wenst: wel of geen post, wel of geen informatie of donatievragen via telefoon of e-mail, enzovoort. U kunt ook aangeven dat u niet wil dat wij uw bankrekeningnummer op eenmalige giften of machtigingen voorprinten of dat wij een profiel maken vanuit uw gegevens. Voor administratieve redenen kunnen wij altijd contact met u opnemen.
• Recht op beperking. U hebt het recht om uw persoonsgegevens te blokkeren. Dan blijven ze opgeslagen maar wordt er niets mee gedaan. Het kan worden aangevraagd via het rechtenformulier op onze website, per e-mail naar privacy@oogfonds.nl of telefonisch naar 030-29 66 999.
• Recht op overdraagbaarheid. U hebt het recht om uw persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie. Aanvragen kan via het rechtenformulier op onze website, per e-mail naar privacy@oogfonds.nl of telefonisch naar 030-29 66 999.
• Recht op vergetelheid. U hebt het recht om alle persoonsgegevens over uzelf uit ons bestand te laten verwijderen. Aanvragen kan via het rechtenformulier op onze website, per e-mail naar privacy@oogfonds.nl of telefonisch naar 030-29 66 999.

Het Oogfonds kan niet altijd aan een vergetelheid/verwijderverzoek gehoor geven, als dat vanuit wetgeving niet is toegestaan. Indien wij geen gehoor geven aan een verwijderverzoek, ontvangt de betrokkene van ons uiteraard de reden.

Toestemming intrekken
Op elk moment kan een verleende toestemming aan het Oogfonds voor een bepaalde verwerking ingetrokken worden. De wijze van intrekken van toestemming per kanaal staat hierboven beschreven.